Changer pour OpenOffice.org

En plus du format natif OpenDocument (.odt et .ott), OpenOffice.org Writer peut importer les formats de traitement de texte suivants :

Lors de l'ouverture de fichiers .HTM ou .HTML, OpenOffice.org adapte Writer pour travailler sur ces fichiers.

En plus du format natif OpenDocument (.ods et .ots), OpenOffice.org Calc peut importer les formats de feuille de calcul suivants :

En plus du format natif OpenDocument (.odp et .otp), OpenOffice.org Impress 2.3 peut importer les formats de présentation suivants :

En plus du format natif OpenDocument (.odg et .otg), OpenOffice.org Draw peut importer les formats de documents graphiques suivants :

En plus des documents d'équations mathématiques, OpenOffice.org Math peut ouvrir les fichiers StarMath (.smf) et MathML (.mml)

Lorsque vous ouvrez un document Word contenant un objet « éditeur d'équations », sélectionnez la case à cocher [C] pour MathType vers OpenOffice.org Math/OpenOffice.org Math vers MathType dans Outils > Options > Chargement/Enregistrement > Microsoft Office et l'objet sera automatiquement converti en objet OpenOffice.org Math.

OpenOffice.org enregistre ses fichiers dans le format OpenDocument par défaut. Ce format par défaut peut être modifié, par exemple, si l'on veut toujours enregistrer en fichiers Microsoft Office. Pour modifier le format par défaut :

• Allez dans Outils > Options > Chargement/Enregistrement > Général (Figure 1)
• Dans la section Format de fichier par défaut de cette fenêtre, choisissez un type de document (par exemple « Document texte ») et un format de fichier de la liste Enregistrer systématiquement comme.
• Répéter la manipulation pour chaque type de document
• Cliquez sur OK pour enregistrer vos modifications

Si l'option « Avertir lorsque l'enregistrement est réalisé dans un format autre qu'OpenDocument ou le format par défaut » est cochée dans la fenêtre Option > Chargement/enregistrement > Général (Figure 11), une boîte de dialogue vous avertissant d'une éventuelle perte dans la mise en forme peut apparaître. Dans la plupart des cas, on ne déplorera aucune perte. Cette option pouvant à la longue devenir agaçante, il vous est possible de la désactiver.Le Java Runtime Environment est nécessaire à l'exécution des formats pour appareils portables tels que AportisDoc (Palm), Pocket Word et Pocket Excel.

Chaque application a la possibilité d'exporter directement en PDF (Portable Document Format). Ce format standard de compression et de visualisation universelles est idéal pour envoyer un fichier devant être consulté dans Adobe Reader ou tout autre programme d'affichage de PDF, quel que soit le système d'exploitation.

Vous pouvez directement exporter un document au format PDF en utilisant le bouton de la barre d'outils situé à gauche de l'icône Imprimante, ou en choisissant Fichier > Exporter au format PDF... Passer par le menu permet de régler certains paramètres, tels que la qualité, la vue initiale ou la sécurité.

Pour exporter en XHTML, allez dans Fichier > Exporter... et choisissez XHTML dans le menu déroulant Format de fichier.

Pour enregistrer un fichier dans un format différent, allez dans Fichier > Enregistrer sous... et sélectionnez un format dans la liste déroulante de Type de Fichier (Figure 2).

En plus de ses formats natifs (.odt et .ott), Writer peut enregistrer dans les formats suivants :

Le format .rtf est généralement utilisé pour transférer des fichiers texte entre des applications, mais des pertes de mise en forme et d'images peuvent se produire quand le fichier est ouvert dans Microsoft Office. Le meilleur moyen d'ouvrir un fichier Writer dans Microsoft Word est d'enregistrer ce fichier en format Microsoft Word 97/2000/XP (.doc).

En plus de ses formats natifs (.ods et .ots), Calc peut enregistrer dans les formats suivants :

En plus de ses formats natifs (.odp et .otp), Impress peut enregistrer dans les formats suivants :

Impress peut aussi exporter vers MacroMedia Flash (.swf), ainsi que dans les différents formats de documents graphiques de Draw énumérés ci-dessous.

Draw ne peut enregistrer que dans ses formats natifs et en format StarDraw, mais il peut exporter en :

L'éditeur HTML peut également exporter un fichier texte au format MediaWiki. Pour ce faire, allez dans le menu Fichier > Exporter... et choisissez MediaWiki.

Il est possible d'éviter certains problèmes en appliquant quelques règles simples :

• Utiliser plutôt les styles de caractère et de paragraphe plutôt que de mettre en page votre texte manuellement.
• Utiliser le formatage de paragraphe pour les espaces avant et après plutôt que le retour à la ligne, particulièrement pour les listes contenant des puces ou des numéros.
• Utiliser les propriétés d'enchaînement de paragraphes (par exemple, garder le style de suite) plutôt que les sauts de page manuels.
• Éviter d'aligner le texte avec de nombreux espaces ou tabulations, vous pouvez vous servir du formatage de tabulation ou, mieux encore, utiliser la fonction d'alignement du texte.
• N'utiliser que des polices de caractères courantes.

Les réglages suivants modifient la façon dont OpenOffice.org travaille avec le document actif pour le rendre compatible avec Microsoft Office.

Utilisez Outils > Options > OpenOffice.org Writer > Compatibilité (Figure 4).

Dans Writer, lorsque cette option est décochée, si un paragraphe en haut de page (ou une colonne) est formaté avec un espace au-dessus, cet espace est ignoré, alors que dans Word il est inclus. Si cette option est cochée, Writer gérera l'espace comme le ferait Word.

Cette option indique si les paragraphes centrés et alignés à droite contenant des tabulations sont mis en forme en un bloc centré ou aligné à droite. Si cette case est cochée, seul le texte à droite de la dernière tabulation est aligné à droite, alors que le texte à gauche reste tel quel.

Writer prend en compte le plus grand des deux espacements au-dessus et en dessous des paragraphes ; Microsoft Word fait la somme des deux. Décochez cette option pour que Writer agisse de la même façon que Word.

Les animations de texte sont importées par Writer sous l'attribut clignotement depuis les fichiers Word. Par exemple « Défilé de tirets rouge » devient simplement « clignotement ».

Dans Word, l'espace entre les caractères en mode normal est plus petit que dans Writer. Vous aurez alors souvent l'impression que Word peut faire entrer plus de caractères par ligne. Il est également possible que l'espacement entre les lignes soit légèrement différent. Le résultat final est que les changements de page se font à des endroits différents du texte.

L'auteur n'a pas identifié de problème avec les tableaux.

OpenOffice.org possède une approche différente des sources documentaires. Lors de l'importation d'un document Microsoft Word qui est le document principal d'un publipostage, il n'y a pas de connexion avec les sources documentaires. Il ne suffit pas simplement de créer cette connexion, mais chaque champ doit être inséré de nouveau. Vous pouvez vous référer à la partie Publipostage dans le chapitre 5 intitulé « Différences pratiques entre Writer et Word ». Ou pour plus de renseignements, allez consulter les tutoriels d'OpenOffice.org-fr : http://www.openoffice.org/fr/Documentation/

Dans Word également, vous pouvez utiliser un autre document Word comme source documentaire pour un publipostage. Dans OpenOffice.org, il n'est pas possible d'indiquer un document Word (ou Writer) comme document source.

Writer ne possède pas d'option permettant de supprimer les lignes vides quand un champ de données est laissé en blanc, vous devez utiliser des champs conditionnels.

Writer fusionne les champs exportés sous forme de texte avec le nom du champ entre crochets, par exemple <Nom>.

Résumé : pour travailler dans un environnement partagé, il faudrait un document différent pour chaque « document principal » : un au format Word, un autre au format OpenOffice.org. Si vous avez un document de publipostage maître au format Word, il serait sûrement plus simple de copier le texte dans Writer et d'utiliser l'assistant de publipostage de Writer pour recréer le document de publipostage depuis le début.

III-L-9-a. Problèmes rencontrés avec les formulaires créés sous Microsoft Office▲

III-L-9-b. Problèmes avec les formulaires créés sous OpenOffice.org▲

Les notes de pied de page, les notes de fin d'ouvrage et les index s'importent et s'exportent correctement. Quelques problèmes ont cependant été rencontrés :

• L'emplacement des notes de fin d'ouvrage peut varier (dans Word, les notes de fin sont placées avant l'index. Dans Writer, elles le sont toujours à la fin du document).
• Les entrées bibliographiques de Writer sont transformées en texte sous Word.
• Un index à 3 colonnes exporté de Writer vers Word conserve les trois colonnes, mais si l'on repasse de Word à Writer, la mise en forme n'est pas conservée, et l'on n'obtient plus qu'une seule colonne.
• Lors de l'importation de documents Word contenant des champs d'entrée d'index, ceux-ci sont importés comme des champs à la gauche du texte plutôt que comme des champs contenant le texte.

Pour résumer, travailler dans un environnement partagé est possible, mais avec quelques petits inconvénients.

III-L-10-a. Numérotation des paragraphes, numérotation automatique, renvois▲

Une manière rapide et peu élégante sous Word pour ne pas commencer la numérotation des pages à la toute première (afin d'obtenir une page de garde par exemple) et de commencer la numérotation par la seconde page consiste à gérer différemment la première page et à lui attribuer le chiffre zéro. Malheureusement, lors de l'importation dans OpenOffice.org, le numéro de la deuxième page sera 2 à la place de 1. Pour régler ce problème dans Writer :

• Créer un style de page pour la mise en page des pages au-delà de la première. Le nommer (par exemple) Conversion1.
• Placer votre curseur dans le premier paragraphe de la seconde page.
• Aller dans le menu Format > Paragraphe > Enchaînements
• Dans la partie Sauts de la boîte de dialogue sélectionner Insérer.
• Cocher la case Avec le style de la page.
• Choisisser le style de page créé dans la première étape.
• Garder l'option Devant dans Position et sélectionner 1 pour le numéro de page.

Quand vous exporterez ce document sous Word, cela fonctionnera, la seule différence étant que le document aura un saut de page en fin de première page. Les documents ainsi créés sous Word avec des sauts de page supporteront sans problème l'importation/exportation avec Writer. Il existe une différence avec Word : il y aura une page blanche entre la page de garde et la page suivante lors de l'impression (ou de l'aperçu avant impression).

Lorsque l'auteur a testé un document avec différents formats de numérotation pour les pages paires et impaires, les numéros des pages impaires étaient importés comme du texte et non comme un champ.

Pour résumer, certains documents nécessitent quelques manipulations pour réparer la numérotation des pages après importation. Une fois corrigée, la numérotation des pages pour ces documents pourra être importée/exportée sans problème.

Les fonctions de Word CreateDate et SaveDate ne sont pas importées sous le même format. Par exemple, si les champs dans le document Word sont dans un format qui inclut l'heure, alors ces informations ne seront pas toujours affichées par défaut. Pour ajouter l'heure :

Faites un clic droit sur le champ > Champs , parcourez jusqu'en bas le menu déroulant Formats > Autres formats... , dans le code du format ajoutez HH:MM:SS

Lors de l'exportation les fonctions SaveDate/ DocInformation:Modified sont exportées sous forme de texte.

Les champs de Writer Heure (fixe) et Date (fixe) sont exportés sous forme de texte.

Tableau : Conversion des champs Word importés

Les champs suivants ne sont pas importés dans OpenOffice.org (seul le texte qu'ils affichaient lors de la dernière sauvegarde est montré) : =, IF, DOCPROPERTY, FILESIZE, LINK, LISTNUM, QUOTE, SECTION, SECTIONPAGES, STYLEREF, TOA, USERADDRESS, USERINITIALS, USERNAME.

Les champs suivants sont ignorés lors de l'importation : AUTOTEXT, AUTOTEXTLIST, BARCODE, BIDIOUTLINE, DOCVARIABLE, EQ, GOTOBUTTON, INCLUDETEXT, LISTNUM, MERGESEQ, PRINT, RD, SKIPIF, SYMBOL, TA, TC.

Le champ Word EDITTIME correspond au champ DocInformation:Modified de Writer lors de l'importation, mais la fonction est différente puisqu'il correspond à la date et l'heure de la dernière sauvegarde et non à la durée écoulée depuis que le document est ouvert pour y apporter des modifications.

Les zones de saisie avec menu déroulant, les boîtes de listes et les cases à cocher avec des liens vers des cellules de feuilles de calcul s'importent et s'exportent toutes correctement, bien qu'en raison du traitement des polices de caractère, le nombre de lignes affichées dans les boîtes de listes puisse varier légèrement. Dans Calc, soit les boîtes de listes autorisent la sélection multiple, soit elles ne l'autorisent pas, tandis que Microsoft Excel permet deux modes de sélection multiple : multiple et étendu. Dans Excel, un lien d'une boîte de liste en mode sélection multiple vers une cellule est ignoré (du moins dans Excel 2000 ; l'auteur n'a pas vérifié dans Excel XP). Dans Calc le lien fonctionne, mais si plus d'un élément est sélectionné, la valeur des cellules est fixée à #N/A.

Les boutons radio s'importent dans Calc, mais le lien vers les cellules fonctionne différemment. Dans Calc chaque bouton radio a son propre lien vers une cellule, déterminant sa valeur comme vraie ou fausse selon que l'option est sélectionnée ou non. Dans Excel, le lien de cellule renvoie le numéro du bouton radio sélectionné. En exportant des boutons radio vers Excel, ils perdent le caractère « radio » de leur mode de fonctionnement ; en d'autres termes, ils ne sont pas groupés de façon à ce que sélectionner l'un désélectionne les autres. Les barres de défilement et les compteurs sont désormais pris en charge dans Calc, mais ne peuvent pas encore être importés.

III-M-2-a. Fonctions financières, scientifiques et statistiques▲

III-M-2-b. Fonctions de l'utilitaire d'analyse ToolPak▲

III-M-2-c. Autres fonctions qui diffèrent▲

Les pilotes de données sont l'équivalent pour Calc des tableaux croisés dynamiques d'Excel. Il existe cependant un certain nombre de restrictions. On peut importer les tableaux croisés dynamiques d'Excel dans Calc (bien que les cellules n'acceptent pas la mise en couleur des tableaux dynamiques) mais dès que l'on commence à travailler avec, ces restrictions deviennent évidentes.

Ces restrictions sont les suivantes :

• Il n'y a pas de rapport de graphique croisé dynamique, mais un Pilote de données peut servir de source de données pour un graphique.
• L'interface utilisateur autorise un maximum de 8 champs dans les zones de données, de lignes ou de colonnes. (Une interface alternative qui en autorise davantage est disponible ici : http://homepages.paradise.net.nz/hillview/OOo/ dans un document intitulé MyDataPilot3.ods).
• Il existe la possibilité de regrouper les données (par exemple, regrouper le champ date par semaine ou trimestre, mais pas par mois). La solution consiste à créer une nouvelle colonne avec une formule pour calculer le regroupement, par exemple =Mois().
• On ne peut pas définir des formats différents pour des champs différents.
• Calc peut accepter des formules telles que « Différence de » ou « % de », mais ne peut pas avoir ses propres champs personnalisés (solution : créer de nouvelles colonnes pour calculer les valeurs souhaitées).
• Les options de l'API (interface de programmation) sont incomplètes pour écrire des macros qui fonctionnent avec les Pilotes de données -- par exemple, la possibilité de décider, par l'intermédiaire d'un autre programme comme le langage BASIC des macros d'OpenOffice.org, que les tableaux ont des totaux généraux ou qu'ils ont accès aux Pilotes de données créés à partir de données externes.

L'importation et l'exportation d'AutoFiltre se font correctement et les lignes qu'on désire masquer le sont. Il y a cependant un certain nombre de différences entre Microsoft Excel et Calc :

• Il n'y a qu'un Autofiltre actif à la fois, pour un document de tableur, à moins qu'on utilise des noms de plages de base de données. Les lignes restent cachées, mais les menus déroulants de la première ligne disparaissent si l'on applique l'AutoFiltre ailleurs. Pour avoir plus d'un AutoFiltre actif à la fois, définissez un nom de plage de base de données (Données > Définir la plage) pour les données. Il sera alors possible d'avoir plus d'un AutoFiltre actif sur une feuille (ce qu'Excel ne sait pas faire.)
• Les autres numéros de ligne visibles ne changent pas de couleur pour vous avertir qu'il y a un filtre en place.
• Les valeurs erronées n'apparaissent pas parmi les options des listes déroulantes quand des cellules de la colonne comportent des erreurs.
• Dans les listes déroulantes, l'équivalent du « Personnalisé » de Microsoft Excel est appelé « Standard ».

Types de diagrammes proposés dans Excel, mais non dans Calc :

• Barres de secteur est converti en Secteur Normal
• Secteurs de secteur est converti en Secteur Normal
• Radar plein est converti en Radar Lignes Seules
• Radar avec marquage des données est converti en Toile Points et Lignes, mais dans le sens contraire des aiguilles d'une montre plutôt que dans le sens des aiguilles d'une montre d'Excel
• Bulles sont converties en diagrammes XY Lignes Seules
• Surface 3D est converti en Colonnes 3D Profond Boites

D'autres différences :

• Les diagrammes sont plus lents à se mettre à jour sous Calc que sous Excel.
• Il y a moins d'options pour gérer les axes de données. Par exemple, il n'y a pas d'option pour l'inversion de l'axe Y (valeurs négatives en haut, positives en bas).

Il n'y a aucun format « comptabilité » (avec le symbole monétaire au bord gauche de la cellule). Réserver sur la gauche une colonne qui contiendrait le symbole monétaire pourrait constituer une solution alternative.

Dans Microsoft Excel, les lignes de la grille sont une propriété de chaque feuille de travail (onglet). Dans Calc, c'est une propriété générale du document que vous pouvez modifier grâce au menu suivant :

Outils > Options > OpenOffice.org Calc > Affichage

Impress ne gère pas certaines fonctionnalités de formatage de Microsoft PowerPoint. Par exemple, les dégradés à trois couleurs, les doubles et triples bordures, ou encore les bordures en rond-pointillés ne sont pas supportés.

Lors de l'importation de diapositives provenant de PowerPoint, Impress modifie les dégradés à trois couleurs en dégradés à deux couleurs, les doubles et triples bordures en simple bordure, et celles en rond-pointillés en tirets ultra-fins.

Pour améliorer le résultat de l'importation, n'hésitez pas à effectuer quelques ajustements dans PowerPoint avant d'importer votre présentation dans Impress.

Modifier les dégradés de trois couleurs en dégradés de deux couleurs, modifier les bordures doubles et triples en bordures simples avec une largeur adéquate peut s'avérer pertinent.

Les bordures de rond-pointillés, transformées en tirets ultra-fins durant l'importation, ressemblent de très près au style de PowerPoint et n'ont donc pas besoin d'être éditées manuellement.

Les commentaires audio ne sont pas supportés par Impress.

Il ne semble pas y avoir de réglages pour la personnalisation d'animations multimédia, comme la possibilité de jouer un son pour les diapos suivantes.

Il n'y a aucune fonction d'effet dans les diagrammes comme c'est le cas dans PowerPoint, telle la présentation d'une série ou d'une catégorie à la suite. À l'importation, les diagrammes apparaissent simplement. Une façon de contourner cela est d'avoir plusieurs copies du diagramme, chacune avec l'affichage désiré.

Cette option de Microsoft PowerPoint permet à un fichier PowerPoint d'être sauvegardé sur un CD ou tout autre support amovible, ceci en assurant que tous les fichiers relatifs y soient inclus. Cette fonctionnalité n'est pas incluse dans Impress, et il n'est pas possible d'ouvrir ces fichiers avec Impress.

Microsoft PowerPoint permet d'exécuter ces actions à partir d'un clic avec la souris ou d'un pointage avec la souris. Impress ne propose ces interactions que lors d'un clic de souris, et non lors d'un simple pointage avec la souris. En conséquence, lors de l'importation d'une présentation PowerPoint les actions pointage avec la souris sont transformées en action de clic de souris. L'option qui permet sous Microsoft PowerPoint de mettre en surbrillance un objet au survol ou au clic de la souris n'existe pas sous Impress et sera donc ignorée lors de l'importation.

L'application et le rendu des animations personnalisées de Impress sont très proches de celles utilisées par Microsoft PowerPoint. Vous trouverez un tableau de noms d'animations au chapitre 7 de cet ouvrage : « Différences pratiques entre Impress et PowerPoint ».

Tout comme pour les animations personnalisées, le nom des effets de transition peut varier entre Microsoft PowerPoint et Impress. Pour plus de renseignements, rendez-vous au chapitre 7 de cet ouvrage : « Différences pratiques entre Impress et PowerPoint ».