Changer pour OpenOffice.org

OpenOffice.org ne personnalise pas les menus (fonction menus personnalisés). Cette fonctionnalité, présente dans Microsoft Office, est celle qui réorganise les menus de telle sorte que ceux que vous utilisez le plus fréquemment soient affichés en premier et que ceux dont vous vous servez peu soient cachés.

Dans OpenOffice.org, la pertinence de certains éléments de menus dépend de la position du curseur, et ils peuvent donc, dans certains cas, apparaître inactifs et grisés. Par exemple, la fonction Trier (dans le menu Outils > Trier) n'est pas disponible si aucun texte n'est sélectionné.

Les fenêtres peuvent être redimensionnées en déplaçant leurs bordures. Quand le curseur se transforme en flèche à double-sens, cliquez et redimensionnez la fenêtre à votre convenance.

Le navigateur (Figure 10) est activé/désactivé par la touche F5, par l'icône Navigateur dans la barre d'outils standard, ou par le menu Édition > Navigateur. Cette fenêtre affiche les différents objets du document courant et permet une navigation rapide.

Certains détails peuvent différer d'une application à l'autre. Dans Writer, par exemple, le navigateur montre la liste des titres et s'utilise de façon similaire à l'explorateur de document Word de MSO. La liste déroulante en bas de la fenêtre du navigateur permet de sélectionner le document ouvert qui affiche ses informations dans le navigateur.

Pour plus d'informations, consultez la section « Using the Navigator », du chapitre 4 du manuel « Getting started» (anglais), « Menus and Toolbars », et les descriptions du navigateur dans les manuels respectifs de chaque application.

La fenêtre Styles et formatage est activée/désactivée par la touche F11 (Figure 11), par l'icône Styles et formatage de la barre d'outils formatage, ou par le menu Format > Styles et formatage.

Pour changer la catégorie d'éléments affichés, utiliser les boutons situés en haut de la fenêtre. Dans Writer, par exemple, les boutons sont Paragraphe, Caractère, Cadre, Page et Liste. La liste déroulante en bas de la fenêtre Styles et formatage détermine le type de style qui sera affiché dans la fenêtre. Dans Writer, les options pour les styles de caractères sont Hiérarchie, Tous les styles, Styles utilisés et Styles personnalisés.

Le style de la sélection courante apparaît en surbrillance dans la liste des styles.

Référez-vous au chapitre 6 « Introduction to styles » et au chapitre 7 « Working with styles » du « Writer Guide » (anglais) pour plus d'informations sur les types de styles et le fonctionnement des autres icônes de cette fenêtre.

La Gallery dans WriterLa Gallery (Figure 12) est activée/désactivée par le bouton Gallery , dans la barre d'outils standard ou par le menu Outils > Gallery.

Il n'y a pas de raccourci clavier pour activer la Gallery.

La Gallery dans OpenOffice.org est l'équivalent de la Bibliothèque Multimédia de Microsoft Office, à cette différence près qu'elle n'est pas liée au Web et n'intègre pas de fonction de recherche. En effet, pour que le fichier d'installation de OOo soit le plus léger possible au téléchargement, seuls quelques ClipArts sont disponibles par défaut. Pour télécharger des ClipArts du domaine public, visitez l'adresse http://openclipart.org/.

Les médias dans la Gallery sont organisés en thèmes. Les thèmes sont affichés sur la partie gauche de la fenêtre Gallery.

Pour plus d'informations sur l'utilisation de la Gallery , lisez le chapitre 14, « Working with the Gallery » dans le guide « Getting started » (anglais).

Le Navigateur de sources de données (Figure 13) est activé/désactivé par la touche F4, par l'icône Source de données dans la barre d'outils standard, ou par le menu Affichage > Sources de données.

Un usage courant de cette fenêtre consiste à mettre en place un modèle pour du publipostage. Glisser-déposer les champs de la source de données pour créer ces champs dans le document courant.

Le Navigateur de sources de données s'ancre uniquement au-dessus de la fenêtre principale.

Pour plus d'informations sur l'utilisation des sources de données, référez-vous au chapitre 10 du manuel « Getting started » : « Getting Started with Base » (anglais).

Utilisez Outils > Options > OpenOffice.org > Chemins pour déterminer les emplacements par défaut de vos fichiers. Les deux emplacements ayant un intérêt (pour l'instant) sont Mes documents et Modèles.

Pour Mes documents, il n'y a qu'un seul emplacement possible. Il n'est pas possible d'avoir un dossier spécifique pour chacune des applications de la suite OOo. Ce dossier est l'emplacement par défaut pour l'action Fichier > Enregistrer, et l'emplacement affiché par défaut dans les boîtes de dialogues Ouvrir et Enregistrer sous.

Pour les modèles, il est possible de spécifier plus d'un dossier. Ces dossiers s'affichent à gauche dans la boîte de dialogue qui apparaît lors de l'utilisation du menu Fichier > Nouveau > Modèles et Documents.

Pour plus d'informations sur la définition des emplacements par défaut, référez-vous au chaptitre 5, « Setting Up OpenOffice.org » dans le manuel « Getting Started » (anglais).

Dans OpenOffice.org comme dans Microsoft Office, il existe différentes façons de créer de nouveaux fichiers. Une différence notable tient au fait que vous pouvez démarrer la création de n'importe quel type de fichiers OOo à partir de n'importe quelle application de la suite.

Par exemple, vous pouvez créer une feuille de calcul alors que vous êtes en train de travailler sous Writer.

Les différentes façons de créer un nouveau document sont :

• Le menu Fichier > Nouveau.
• Cliquer sur l'icône Nouveau dans la barre de fonction principale. Cette icône dispose d'une liste déroulante à sa droite permettant de choisir le type de fichier à créer.
• À partir de l'icône « Démarrage rapide de OpenOffice.org ».
• La combinaison de touches Ctrl+N.
• Avec l'assistant, par le menu Fichier > Assistants.

Pour faciliter l'utilisation de vos modèles, comme créer ou supprimer des dossiers (qui correspondent à des catégories) et importer des modèles dans ces dossiers, utilisez le menu :

Fichier > Modèle de document > Gérer > Double-clic sur le dossier concerné > Commandes .

Chaque module de OOo ne possède qu'un modèle unique par défaut. Pour changer ce modèle par défaut :

• Sauvegardez le modèle en cours par le menu Fichier > Modèle de document > Enregistrer.
• Sélectionnez Fichier > Modèle de document > Gérer,
• Double-cliquez sur le dossier dans lequel vous avez enregistré le modèle à l'étape 1.
• Cliquez sur le modèle dont vous voulez faire le nouveau modèle par défaut.
• Clic droit ou sélectionner Commandes, puis Définir comme modèle par défaut.

Le modèle par défaut dans MSO est toujours un fichier appelé Normal.dot. Dans OOo, il n'y a pas de nom spécifique pour les modèles par défaut. Ils peuvent avoir n'importe quel nom. Si aucun modèle n'a été spécifié, les propriétés du modèle par défaut sont celles implémentées directement dans OOo.

Si vous êtes sous Microsoft Windows, vous avez la possibilité d'utiliser soit les options d'OpenOffice.org (boîtes de dialogue Ouvrir et Enregistrer sous), soit les options fournies en natif par Windows. Pour voir ou modifier ces options, utilisez le menu Outils > Options > OpenOffice.org > Général > Utiliser les boîtes de dialogue OpenOffice.org.

Cette option est également disponible dans un environnement GNU/Linux.

Les boîtes de dialogue utilisées par Windows ne sont pas celles utilisées par Microsoft Office !

Cette section traite des boîtes de dialogue Ouvrir et Enregistrer sous d'OpenOffice.org. Voir la Figure 14 pour un exemple de la boîte de dialogue « Ouvrir ». La boîte de dialogue « Enregistrer sous » a un comportement similaire.

Les trois boutons en haut à droite sont, de gauche à droite :

• Au répertoire supérieur dans la hiérarchie des dossiers. Si vous laissez le bouton de la souris enfoncé, au lieu de simplement cliquer, vous aurez accès à un plus grand choix de niveau de dossiers.
• Créer un nouveau répertoire.
• Répertoire par défaut, qui permet d'accéder au répertoire spécifié dans le menu Outils > Options > OpenOffice.org > Chemins.

Pour les documents OpenOffice.org qui ont été enregistrés dans plus d'une version, vous pouvez utiliser la liste déroulante « version » pour sélectionner la version que vous voulez visualiser en mode lecture seule.

Pour les documents Microsoft Office, seule la version courante peut être ouverte.

Le champ Type de fichier fonctionne de la même façon dans OpenOffice.org et dans Microsoft Office ; utilisez-le pour spécifier le type de fichier à ouvrir ou le format sous lequel enregistrer le fichier.

La boîte à cocher « En lecture seule » permet d'ouvrir le fichier pour le lire ou l'imprimer uniquement. En conséquence, la plupart des barres d'outils et la plupart des options de menus sont désactivées. Une icône Édition de fichier est disponible dans la barre d'outils principale pour permettre l'ouverture de ce fichier en édition. Le fichier ainsi ouvert ne peut être enregistré sous le même nom que le fichier initial.

Il est possible d'ouvrir des fichiers situés sur internet en utilisant leur URL.

Pour renommer un fichier :

• Clic droit sur le nom d'un fichier pour faire apparaître un menu contextuel.
• Cliquez sur Renommer, et le nom du fichier sera sélectionné.
• La saisie remplace tout ou partie du nom de fichier sélectionné.

Pour supprimer un fichier :

• Clic droit sur le nom d'un fichier pour faire apparaître un menu contextuel.
• Cliquez sur Supprimer. Une boîte de confirmation apparaîtra.

Au lieu de faire un clic droit puis supprimer, vous pouvez sélectionner le nom de fichier et appuyer sur la touche suppr.

Il est impossible de déplacer des fichiers par copier-coller dans ces boîtes de dialogue.

Pour empêcher la lecture de l'intégralité d'un document, une boîte à cocher Enregistrer avec mot de passe dans la boîte de dialogue « Enregistrer sous » est disponible. Cette option n'est disponible que pour les fichiers enregistrés dans un format d'OpenOffice.org.

Pour inclure ou exclure les informations personnelles du document (par exemple le nom de l'auteur), utilisez le menu Fichier > Propriétés > Général. Le bouton Supprimer efface ces données. La boîte à cocher Utiliser les données d'identité permet d'inclure ou d'exclure par défaut ce type de données (comme « auteur du document »)

OpenOffice.org permet l'utilisation de signatures numériques pour garantir l'intégrité du fichier, comme le font les versions récentes de Microsoft Office.

Toutes les applications d'OpenOffice.org ont de façon native la possibilité d'exporter les documents au format PDF. Cette fonctionnalité est accessible en cliquant sur l'icône Export Direct au format PDF de la barre d'outils standard , ou par le menu Fichier > Exporter au format PDF.

La seconde méthode donne accès à plus d'options par exemple la qualité d'impression, la sélection de pages à inclure dans le fichier PDF, l'interface utilisateur ou encore à la sécurité du fichier.

Toutes les applications OpenOffice.org peuvent être utilisées pour créer des pages Web. Cette section a pour but de vous donner un aperçu des capacités HTML de ces applications. Pour plus de détails, référez-vous au chapitre 16, « Creating Web pages » du manuel « Getting Started » (anglais).

V-L-11-a. Writer (Traitement de texte)▲

V-L-11-b. Calc (Tableur)▲

V-L-11-c. Draw (Dessin)▲

V-L-11-d. Impress (Présentation)▲

Quelques exemples de différences dans les propriétés du document :

• Résumé (MSO) ou Description (OOo) : OOo ne possède pas les champs Responsable et Catégorie.
• Statistiques : Writer affiche le nombre de mots du document (aussi disponible dans Outils > Statistiques)
• Personnalisation (MSO) ou Utilisateur (OOo) : OOo ne propose que quatre champs. Pour changer la dénomination des champs, cliquez sur le bouton Champs d'information.
• Utilisez l'onglet Internet pour modifier les options de rafraîchissement et de redirection dans le cas d'une page HTML.

Il n'y a pas dans OOo de fonction native pour rechercher des fichiers contenant un texte spécifique. Malgré tout, un composant a été développé et peut être installé pour bénéficier de cette fonctionnalité. Vous le trouverez à l'adresse suivante : https://issues.apache.org/ooo/show_bug.cgi?id=41011 (anglais).

Pour plus d'informations concernant les liens des objets et l'encapsulation (OLE), et ce qui se passe lors de l'importation de fichiers contenant des liens DDE, consultez le chapitre 2 de ce manuel, « Partager des fichiers avec des utilisateurs de Microsoft Office ».

Dans OpenOffice.org vous pouvez faire de la copie et du collage spécial à partir de cellules de Calc vers un document Writer en utilisant la technologie DDE (Dynamic Data Exchange). Vous pouvez de même créer des champs utilisant la même technologie.

Quel que soit votre système d'exploitation, il n'est pas possible de créer un lien sur un diagramme.

Pour activer/désactiver l'enregistrement automatique des informations de récupération et déterminer le délai entre deux sauvegardes, utilisez le menu :

Outils > Options > Chargement/Enregistrement > Général > Enregistrer les informations de récupération automatique

L'enregistrement automatique ne permet pas de revenir à la version initiale d'un document. Il enregistre seulement le document à un instant donné. Pour enregistrer une copie de sauvegarde, à utiliser en cas d'erreur, utiliser la fonction Toujours créer une copie de sauvegarde dans la fenêtre Chargement/Enregistrement, qui créera cette copie à chaque utilisation de la fonction Enregistrer. Dans le cas contraire, une seule copie de sauvegarde sera effectuée à la fermeture du fichier.

Avec la gestion des versions vous pouvez sauvegarder plus d'une version d'un fichier sous un seul nom de fichier. Dans Microsoft Office, chaque version contient toutes les modifications faites dans le document. Dans OpenOffice.org chaque version est complète. Pour cela, utilisez le menu Fichier > Version.

Pour sauvegarder une version de fichier, consultez la section Boîtes de dialogues Ouvrir et Enregistrer sous, page 80 de ce manuel.

Il est courant d'effectuer plusieurs rechercher-remplacer dans la même sélection, malheureusement OpenOffice.org ne se rappelle pas la sélection initiale. Avant d'effectuer ces multiples opérations, créer un signet pour cette sélection dans Writer, ou définir un nom de plage de cellules dans Calc. De cette façon, en utilisant le navigateur, la même sélection peut être facilement retrouvée.

Effectuer un « rechercher tous » sélectionne toutes les portions de texte correspondant aux critères de recherche. Il est possible d'effectuer, sur cet ensemble de sélection, la plupart des opérations qui peuvent être effectuées sur une sélection simple.

Le bouton Attributs n'est disponible que dans la boîte de dialogue « Rechercher & Remplacer » de Writer. Ce bouton permet l'affichage d'une boîte de dialogue comportant une série de boîtes à cocher pour rechercher les endroits où des attributs ont été modifiés par rapport au standard. Par exemple, en sélectionnant l'attribut « Graisse » la recherche va trouver le texte qui a été mis en gras alors que le texte par défaut est non-gras (et inversement).

Les options des attributs restent valides entre deux rechercher-remplacer différents. Cela peut être ennuyeux, pensez à décocher toutes les options, après chaque recherche.

Le concept est similaire à celui utilisé dans Microsoft Office. Notez qu'en utilisant les formats, il existe une option pour inclure la recherche dans les styles. Par exemple, rechercher un texte en gras ne trouvera pas un texte qui est en gras parce que son style comporte cette caractéristique. Il le trouvera si l'option « rechercher des styles » est active.

Les « expressions régulières », dans OpenOffice.org, sont de façon significative différentes de l'utilisation des jokers dans Microsoft Office. Se référer à Aide > Aide de OpenOffice.org > Index > et saisir « Expressions régulières » dans la zone de recherche puis cliquer sur Afficher. Quelques exemples courants sont listés dans le Tableau 3. Pour utiliser les expressions régulières, cliquer sur le bouton Autres Options dans la boîte de dialogue « Rechercher & Remplacer » et vérifier que l'option est cochée. À l'ouverture de la boîte de dialogue « Rechercher & Remplacer », la case à cocher Expressions régulières est toujours décochée.

Tableau : Exemples d'expressions régulières

Remarque: L'astérisque « * » signifie « toute occurrence du caractère précédent ». L'équivalent à « * » de Microsoft Office est « .* » car « . » signifie un unique caractère (comme le « ? » de MSO).

Une macro qui rend plus facile l'usage des expressions régulières dans Writer, et permet de rechercher des sauts de page ou de multiples paragraphes vides, est disponible dans le document IannzFindReplace.sxw, disponible à l'adresse (anglais) :

http://homepages.paradise.net.nz/hillview/OOo/.

La recherche de similarités élargit le champ de recherche de façon à ce que le résultat n'ait pas besoin d'être exactement ce qui est spécifié dans le champ de saisie. Pour spécifier le niveau de similitude, utiliser la boîte à cocher Recherche de similarité, puis le bouton « ... » en regard, dans la boîte de dialogue « Rechercher & remplacer » (Autres options).

Writer et Calc possèdent tous les deux une option Rechercher des styles dans la boîte de dialogue « Rechercher & remplacer » (qui se change en y compris les styles quand l'attribut format est utilisé). Vérifiez cela en premier lieu si vous recherchez un style particulier. Le champ « Rechercher » se transforme en une liste déroulante contenant l'ensemble des styles utilisés dans le document.